COVID-19, TELETRABAJO Y PRIVACIDAD

Con motivo de la crisis sanitaria del virus COVID-19, también conocido como coronavirus, y del posterior estado de alarma decretado por las autoridades, muchas empresas han optado por implementar tan pronto como han podido medidas y facilidades para el teletrabajo en sus empleados.

Las empresas que trabajan en entornos digitales y con recursos online, como es el caso de GLOBAL LEGAL DATA, han consensuado esta posibilidad con sus trabajadores. Para muchas empresas esta va a ser una buena ocasión para comprobar la efectividad de esta modalidad de trabajo, poco extendida hasta el momento en nuestro país. A pesar de la exigencia de las circunstancias es también una realidad que solo las empresas actualizadas y preparadas tecnológicamente van a poder hacer uso del teletrabajo.


¿Qué es el teletrabajo y en qué consiste?

Antes de continuar explicando las connotaciones que puede tener el teletrabajo con la confidencialidad y la protección de datos es importante dejar claro qué es y en qué consiste exactamente esta modalidad de trabajo.

La RAE define el teletrabajo como “trabajo que se realiza desde un lugar fuera de la empresa utilizando las redes de telecomunicación para cumplir con las cargas laborales asignadas”. Con esta definición se hace patente que, sin las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías y las nuevas herramientas de comunicación, el teletrabajo no sería una posibilidad. Es en ese punto donde confluye con la protección de datos. 

El Estatuto de los Trabajadores también hace referencia al teletrabajo o trabajo a distancia, que define en su artículo 13 como:

Artículo 13. Trabajo a distancia.1. Tendrá la consideración de trabajo a distancia aquel en que la prestación de la actividad laboral se realice de manera preponderante en el domicilio del trabajador o en el lugar libremente elegido por este, de modo alternativo a su desarrollo presencial en el centro de trabajo de la empresa.

En este sentido, existen distintas modalidades de teletrabajo. Las más conocidas son trabajar desde casa o desde un coworking, con recursos propios o dispuestos por la propia empresa, como ordenadores o teléfonos de empresa. Además de los terminales físicos, normalmente es necesario dispone de un software especial para poder realizar el trabajo, como un programa propio de la empresa y acceso al servidor.

El teletrabajo comporta además una serie de requisitos legales, entre los cuales se aborda la legislación en materia de protección de datos. Así, se establece que el teletrabajo ha de ser voluntario por parte del trabajador, además de pactado entre este y la empresa, con las correspondientes condiciones.


¿Qué implicaciones tiene la protección de datos y la confidencialidad con el teletrabajo?

El teletrabajo y la protección de datos y la confidencialidad confluyen en el punto de la utilización de las nuevas tecnologías como recurso para llevarlo a cabo. Es por ello que todo trabajador que desempeñe sus funciones en modalidad de teletrabajo deberá de cumplir en todo momento lo establecido en el Reglamento General de Protección de Datos (679/2016 RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPD 3/2018).

Las nuevas tecnologías permiten el acceso instantáneo a información a la que, antiguamente, no se podía acceder con tanta facilidad. En el caso de las empresas, que la información esté al alcance de los trabajadores en sus propias casas, provoca que la protección de datos cobre mayor importancia de la que ya tiene normalmente por los múltiples riesgos existentes. Situaciones como la pérdida de documentación corporativa incluida en un pen drive en el trayecto a casa para poder desarrollar el teletrabajo, convivir con terceros que puedan tener acceso a la información, a un mal uso de los equipos que pueda conllevar una vulneración de la protección de datos, son situaciones que pueden darse en el marco del teletrabajo.


Recomendaciones que queremos hacer desde GLOBAL LEGAL DATA

Desde GLOBAL LEGAL DATA queremos hacer una serie de recomendaciones en relación a las implicaciones en materia de protección de datos y confidencialidad que se deben tener en cuenta para el teletrabajo. Recomendaciones que ya hemos hecho a nuestros clientes puesto que, cualquier empresa que haya optado por esta modalidad de trabajo las debería aplicar.

Compromiso con la confidencialidad

La información de la empresa es una propiedad valiosa y su revelación puede causar daños y perjuicios a la misma. Es por ese motivo que todas las empresas (no únicamente con motivo del teletrabajo) deben firmar una serie de contratos y pactos con cláusulas de confidencialidad. En esta documentación se deja constancia de lo que el trabajador puede o no puede hacer en relación a asuntos de información sensible de la empresa. Con la firma se procede a obtener una constancia de que el trabajador comprende de los riesgos del tratamiento de dicha información y a la vez permite a la empresa emprender cualquier acción en caso de que el trabajador incumpliera lo establecido.Disponer de un compromiso de confidencialidad completo y firme es esencial.

Recomendaciones de seguridad y protección de datos

Con respecto a medidas organizativas y tecnológicas en materia de seguridad y protección de datos que pueden afectar a toda la cadena de información y que deben de aplicar las empresas son por ejemplo aquellas relacionadas con:

  • Uso del correo electrónico corporativo
  • Acceso a la información en línea
  • Uso de una línea de internet propia
  • Utilización de contraseñas y bloqueo de pantallas
  • Utilización de sesiones especiales en caso de uso de equipos personales
  • Cifrado
  • Copias de seguridad
  • Traslado de documentación
  • Comunicación de incidencias que puedan afectar a la seguridad de los datos de carácter personal

Estas son cuestiones que deben trabajarse internamente y por supuesto, que deben darse a conocer entre el personal. Es necesario reducir el riesgo de afectación de la información y documentación corporativa, por lo que protocolos internos y la entrega de manuales para el personal son esenciales en este caso.

Recomendaciones de seguridad para equipos facilitados por la empresa

Además de implementar las recomendaciones indicadas anteriormente, para el caso de los equipos facilitados por las empresas, recomendamos, entre otras:

  • Posibilidad de borrado de memoria en remoto
  • Instalación de medidas de geolocalización para ser utilizadas en caso de pérdida del equipo
  • Tener siempre instaladas las versiones más recientes de software, incluido antivirus y antimalware

En conclusión, el teletrabajo es un recurso normalmente utilizado con el fin de impulsar la conciliación de la vida laboral y familiar. Pero, en estos días de incertidumbre y retos, está siendo una herramienta útil para que muchas empresas puedan continuar su actividad con relativa normalidad teniendo en cuenta los acontecimientos y la emergencia social. Además, servirá para ver si, en un mercado laboral como el de España, poco productivo y reticente a este tipo de modalidades de trabajo, puede ser una alternativa que permita mejorar la conciliación y la productividad de las empresas.

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